1. Wo finde ich die Nummernkreise in der Handwerkersoftware OPTIMUS?
Klicke zuerst im Hauptmenü von OPTIMUS links auf den Punkt „Extras“ und wähle anschließend den Unterpunkt „Systemeinstellungen“ aus.
Hinweis: Sollten die Einträge „Extras“ oder „Systemeinstellungen“ fehlen, besitzt der angemeldete Benutzer nicht die erforderlichen Rechte. Kontaktiere in diesem Fall bitte deinen Administrator.
Wechsel auf das Register „Nummernkreise“.
2. Wie ändere ich Nummernkreise in OPTIMUS?
Um einen Nummernkreis zu ändern, suche zunächst den entsprechenden Typ aus der Liste aus und nehme dann deine Änderungen in der Spalte „Startwert“ und „Fixer Wert“ vor.
Das Ergebnis des Nummernkreises ergibt sich aus dem „Startwert“ und dem „fixen Teil“. Der Startwert wird von OPTIMUS automatisch erhöht, z.B. wenn die nächstfreie Schriftstücknummer vergeben wird.
Das Grundgerüst für den Nummernkreis Rechnungen ist REyy/%%.
- RE ist ein Ausdruck, den du frei gewählt hast. Er steht in diesem Fall für „Rechnungen“ und dient der Identifikation des Schriftstücktyps. Dieser Teil ist nicht zwingend notwendig und kann nach Belieben verändert werden.
- yy ist ein Platzhalter. In der fertigen Schriftstücknummer wird yy durch das aktuelle Jahr ersetzt, z.B. 23 (steht für das Kalenderjahr 2023). Eine Liste möglicher Platzhalter findest du weiter unten.
- / ist wieder frei gewählt.
- 0231 ist der Startwert. Auf ihn wird über den Platzhalter %% zugegriffen.
3. FAQ und weiterführende Informationen zum Nummernkreis
Übersicht der Platzhalter, die in Nummernkreisen verwendet werden können
|
Platzhalter |
Erklärung |
Beispiel |
|
%% |
Platzhalter für Startwert |
|
|
pp |
Entspricht Projektnummer |
|
|
dd |
Tag |
27 |
|
ddd |
Tag (Kürzel) |
Fr |
|
dddd |
Tagname (ausgeschrieben) |
Freitag |
|
MM |
Monat |
11 |
|
MMM |
Monat (Kürzel) |
Nov |
|
MMMM |
Monat (ausgeschrieben) |
November |
|
yy |
Jahr zweistellig |
21 |
|
yyyy |
Jahr vierstellig |
2021 |
Was bedeutet der Eintrag „Eigener“ in der Spalte Nummernkreis?
OPTIMUS bietet dir bei bestimmten Schriftstücktypen die Möglichkeit, einen übergeordneten Nummernkreis mitzubenutzen. Du kannst zum Beispiel die Endrechnungen, Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen über den Nummernkreis Rechnungen laufen zu lassen.
Die Option „Eigener“ bedeutet, dass ein eigener, unabhängiger Nummernkreis benutzt wird.
Um den zu benutzenden Nummernkreis zu ändern, klicke auf das Dropdown-Menü in der Spalte „Nummernkreis“ und wähle dann die gewünschte Option aus.