Hast du genug von Papierkram und unübersichtlichen Stapeln von Papierrechnungen? Sehr gut, denn ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Dies ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 genehmigt hat.
Aber wie das mit neuen Gesetzen so ist, gibt es natürlich auch Übergangsreglungen und kleinere Ausnahmen. Wie die aussehen und welche Vorteile die E-Rechnung für dich und deinen Betrieb mit sich bringt, erfährst du in diesem Beitrag.
Was ist eine E-Rechnung?
Aber fangen wir mal ganz am Anfang an. Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Die neuen gesetzlichen Regelungen definieren „elektronische Rechnungen“ als solche, die in einem strukturierten elektronischen Format (XML) erstellt, übermittelt und empfangen werden, welches der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Neben Formaten wie der XRechnung und dem ZUGFeRD-Format sind auch andere Formate zulässig, wenn man die erforderlichen Angaben aus dem Dokument korrekt auslesen kann.
Wer ist von dieser neuen Regelung betroffen?
Unternehmer sind ab dem Jahr 2025 verpflichtet, bei B2B-Transaktionen elektronische Rechnungen auszustellen. Diese Pflicht betrifft nur inländische Unternehmer. Es gibt Übergangsregelungen bis Ende 2027, die es erlauben, weiterhin Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers zu verwenden. Und der Handwerker kann einem privaten Auftraggeber wie bisher die Rechnung in Papierform zukommen lassen.
Ab wann ist die E-Rechnung für Unternehmen Pflicht?
Als Rechnungsempfänger muss man ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Ab 01.01.2027 müssen die neuen Anforderungen vollständig eingehalten werden, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungstellers 800.000 Euro oder mehr beträgt. Ab 01.01.2028 müssen die neuen Anforderungen vollständig von allen Unternehmen eingehalten werden.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen (Beträge von höchstens 250 Euro) und Fahrausweise sind von der Verpflichtung bisher ausgenommen.
Wichtig für dich!
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung, die nicht im ZUGFeRD-Format erstellt wurde, ist keine elektronische Rechnung.
Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD
Eine XRechnung ist für den öffentlichen Sektor konzipiert worden. Sie erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die besagt, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren müssen.
Die XRechnung basiert auf XML (Extensible Markup Language) und enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten. Es ist damit ein rein strukturiertes Format, das keine visuell darstellbare Komponente wie ein PDF enthält.
Das ZUGFeRD-Format ist für den allgemeinen Einsatz in der Wirtschaft gedacht, also sowohl für private Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor. Es ist nicht verpflichtend, sondern eine Option für Unternehmen, die ein hybrides Format verwenden möchten.
Hybrides Format bedeutet, dass sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine visuell darstellbare PDF-Datei im ZUGFeRD-Format kombiniert sind. Die PDF-Datei kann von Menschen gelesen werden, während die enthaltene XML-Datei für die automatisierte Verarbeitung durch Computersysteme gedacht ist.
Vorteile der E-Rechnung für deinen Handwerksbetrieb oder Baubetrieb
Der Umstieg auf die E-Rechnung in deinem Handwerks- oder Baubetrieb hat folgende Vorteile:
- Kosteneinsparungen: Reduzierte Papier-, Druck- und Portokosten
- Zeitersparnis: Schnellere Erstellung, Versendung und Empfang
- Fehlerreduktion: Minimierung von Fehlern durch automatisierte Prozesse
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und geringere CO2-Emissionen
- Nachverfolgbarkeit: Bessere Transparenz und Dokumentation aller Schritte
Umsetzung der E-Rechnung in deinem Betrieb
Damit der Umstieg auf die E-Rechnung in deinem Handwerks- oder Baubetrieb erfolgreich funktioniert, solltest du folgende Schritte beachten:
- Technische Voraussetzungen: Investiere in geeignete Softwarelösungen wie zum Beispiel OPTIMUS
- Mitarbeiterschulungen: Schulungen und Workshops für den Umgang mit E-Rechnungen
- Prozessanpassung: Interne Prozesse überprüfen und optimieren
- Rechtliche Anforderungen: Sicherstellen, dass die E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informiere alle deine Geschäftspartner über die Umstellung, kläre technische Details
Wie du im folgenden Fenster von OPTIMUS siehst, gibt es innerhalb der XRechnung nochmal unterschiedliche Varianten. Prüfe deshalb unbedingt, dass deine eingesetzte Handwerkersoftware dir die größtmögliche Unterstützung beim Thema E-Rechnung bietet.
Fazit
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft für Handwerks- und Baubetriebe. Sie bietet dir zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosten und Nachhaltigkeit. Gleichzeitig musst du aber auch einige gesetzliche Anforderungen beachten, um die rechtssichere Verwendung von E-Rechnungen in deinem Betrieb sicherzustellen.
Mit der richtigen Vorbereitung und Umsetzung kann dein Handwerks- und Baubetrieb von den vielen Vorteilen der E-Rechnung profitieren. Zudem kannst du auch deine Geschäftsprozesse mit der E-Rechnung optimieren. Für mich eine Win-win-Situation für alle Seiten.
