Die Zukunft ist digital: Warum E-Rechnungen für Handwerksbetriebe und Baubetriebe unverzichtbar sind!

Hast du genug von Papierkram und unübersichtlichen Stapeln von Papierrechnungen? Sehr gut, denn ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Dies ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 genehmigt hat.

Aber wie das mit neuen Gesetzen so ist, gibt es natürlich auch Übergangsreglungen und kleinere Ausnahmen. Wie die aussehen und welche Vorteile die E-Rechnung für dich und deinen Betrieb mit sich bringt, erfährst du in diesem Beitrag.

Kurzfassung:

• Ab 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmen (B2B) verpflichtend (empfangen und verarbeiten)
• Zulässige Formate sind XRechnung, ZUGFeRD und andere, sofern die erforderlichen Angaben korrekt ausgelesen werden können
• Bis Ende 2026 sind im Bereich (B2B) Papierrechnungen oder eine normale PDF (mit Zustimmung des Empfängers) erlaubt
• Ab 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen im Bereich (B2B) mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € nur noch E-Rechnungen erstellen
• Ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen erstellen
• Ausnahmen:
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Bruttobetrag und Fahrausweise sind von der Verpflichtung ausgenommen
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) können weiterhin in Papierform oder als normales PDF versendet werden
• Für Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV) muss keine E-Rechnung erstellt werden
• Wichtig!
• Ein per E-Mail versandtes PDF, das nicht im ZUGFeRD-Format ist, gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung

Wichtige Fristen für die E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Aber fangen wir mal ganz am Anfang an. Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Die neuen gesetzlichen Regelungen definieren „elektronische Rechnungen“ als solche, die in einem strukturierten elektronischen Format (XML) erstellt, übermittelt und empfangen werden, welches der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Neben Formaten wie der XRechnung und dem ZUGFeRD-Format sind auch andere Formate zulässig, wenn man die erforderlichen Angaben aus dem Dokument korrekt auslesen kann.

Wer ist von dieser neuen Regelung betroffen?

Unternehmer sind ab dem Jahr 2025 verpflichtet, bei inländischen B2B-Transaktionen (Firma zu Firma) elektronische Rechnungen verarbeiten zu können. Es gibt Übergangsregelungen bis Ende 2027, die es erlauben, weiterhin Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Rechnungen wie eine PDF (mit Zustimmung des Empfängers) zu verwenden.

Kleinunternehmer sind aktuell von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber trotzdem in der Lage sein, E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Handwerker dürfen privaten Auftraggebern wie bisher Rechnungen in Papierform oder als normales PDF zukommen lassen.

Ab wann ist die E-Rechnung für Unternehmen Pflicht?

Als Rechnungsempfänger muss man ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Bis Ende 2026 sind im Bereich (B2B) Papierrechnungen weiterhin erlaubt. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Format zustimmt. Ab 01.01.2027 muss ein Unternehmen E-Rechnungen erstellen, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers über 800.000 Euro beträgt. Wenn das nicht der Fall ist, verlängert sich die vorherige Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 01.01.2028 müssen die neuen Anforderungen vollständig von allen Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen eingehalten werden.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen (Beträge bis 250 Euro Bruttobetrag), Fahrausweise und Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden, sind von der E-Rechnungspflicht bisher ausgenommen.

Wichtig für dich!
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung, die nicht im ZUGFeRD-Format erstellt wurde, ist ab 2025 keine elektronische Rechnung.

Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Eine XRechnung ist für den öffentlichen Sektor konzipiert worden. Sie erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die besagt, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren müssen.

Die XRechnung basiert auf XML (Extensible Markup Language) und enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten. Es ist damit ein rein strukturiertes Format, das keine visuell darstellbare Komponente wie ein PDF enthält.

Das ZUGFeRD-Format ist für den allgemeinen Einsatz in der Wirtschaft gedacht, also sowohl für private Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor. Es ist nicht verpflichtend, sondern eine Option für Unternehmen, die ein hybrides Format verwenden möchten.

Hybrides Format bedeutet, dass sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine visuell darstellbare PDF-Datei im ZUGFeRD-Format kombiniert sind. Die PDF-Datei kann von Menschen gelesen werden, während die enthaltene XML-Datei für die automatisierte Verarbeitung durch Computersysteme gedacht ist.

Vorteile der E-Rechnung für deinen Handwerksbetrieb oder Baubetrieb

• Kosteneinsparungen: Reduzierte Papier-, Druck- und Portokosten
• Zeitersparnis: Schnellere Erstellung, Versendung und Empfang
• Fehlerreduktion: Minimierung von Fehlern durch automatisierte Prozesse
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und geringere CO2-Emissionen
• Nachverfolgbarkeit: Bessere Transparenz und Dokumentation aller Schritte

Umsetzung der E-Rechnung in deinem Betrieb

• Technische Voraussetzungen: Investiere in geeignete Softwarelösungen wie zum Beispiel OPTIMUS
• Mitarbeiterschulungen: Schulungen und Workshops für den Umgang mit E-Rechnungen
• Prozessanpassung: Interne Prozesse überprüfen und optimieren
• Rechtliche Anforderungen: Sicherstellen, dass die E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen
• Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informiere alle deine Geschäftspartner über die Umstellung, kläre technische Details

Wie du im folgenden Fenster von OPTIMUS siehst, gibt es innerhalb der XRechnung nochmal unterschiedliche Varianten. Prüfe deshalb unbedingt, dass deine eingesetzte Handwerkersoftware dir die größtmögliche Unterstützung beim Thema E-Rechnung bietet.

Fazit

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft für Handwerks- und Baubetriebe. Sie bietet dir zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosten und Nachhaltigkeit. Gleichzeitig musst du aber auch einige gesetzliche Anforderungen beachten, um die rechtssichere Verwendung von E-Rechnungen in deinem Betrieb sicherzustellen.

Mit der richtigen Vorbereitung und Umsetzung kann dein Handwerks- und Baubetrieb von den vielen Vorteilen der E-Rechnung profitieren. Zudem kannst du auch deine Geschäftsprozesse mit der E-Rechnung optimieren. Für mich eine Win-win-Situation für alle Seiten.